Ob Bank, Versicherung oder Immobilienfirma – man will seine Kunden kennen. Hier kommt das sogenannte Know Your Customer-Prinzip, kurz KYC, ins Spiel, das ein zentrales Instrument im Kampf gegen Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Wirtschaftskriminalität darstellt. Es verpflichtet Unternehmen, Geschäftspartner eindeutig zu identifizieren und deren wirtschaftlichen Hintergrund zu überprüfen. Die Regelung hat sich längst zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Compliance-Systeme entwickelt.
Die Bedeutung und das Ziel von KYC
Das KYC-Prinzip („Kenne deinen Kunden“) beschreibt den Prozess der Identifikation und Überprüfung von neuen Kunden sowie Bestandskunden. Dabei geht es darum, illegale Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Ein Unternehmen kann nämlich nur dann rechtssicher agieren, wenn es weiß, mit wem es Geschäfte macht.
Ein gründlicher KYC-Check kann etwa aufdecken, ob ein Kunde über Scheinfirmen agiert, Gelder aus verdächtigen Quellen einsetzt oder mit sanktionierten Personen in Verbindung steht. Auf Grundlage der europäischen Geldwäsche-Richtlinien und des deutschen Geldwäschegesetzes (GwG) sind insbesondere Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen verpflichtet, dass sie entsprechende Prüfungen durchführen.
KYC bildet somit das Fundament der Geldwäscheprävention und gehört zum sogenannten Anti Money Laundering (AML)-Rahmen. Es geht dabei aber nicht nur um gesetzliche Pflichten, sondern auch darum, dass das Unternehmen für sich selbst das Risiko minimiert. Werden beispielsweise verdächtige Beziehungen zu spät erkannt, drohen erhebliche Reputations- und Finanzschäden.
Zu den Mindestanforderungen des KYC-Prozesses gehören die Identifikation des Vertragspartners, die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten sowie die Abklärung der finanziellen Hintergründe. Damit ist KYC ein Teil der sogenannten Due Diligence, also der sorgfältigen Prüfung und Bewertung von Geschäftspartnern, wenn es um Seriosität und Risiken geht.
Die rechtlichen Grundlagen des KYC-Prinzips
Die rechtliche Basis für Know Your Customer liegt vor allem in der 3. und 4. EU-Geldwäsche-Richtlinie sowie im deutschen Geldwäschegesetz. Diese Vorschriften werden durch internationale Standards wie die Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF) ergänzt. Auch Gesetze wie der US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) oder der UK Bribery Act haben einen Einfluss auf KYC-Verfahren, da sie teilweise extraterritoriale Wirkung entfalten und somit auch die europäischen Unternehmen betreffen.
Selbst Firmen, die ihren Sitz in Deutschland haben, können bei Verstößen gegen KYC-Vorgaben in den USA oder Großbritannien haftbar gemacht werden. Die Konsequenzen reichen von hohen Geldbußen über Haftstrafen für Manager, selbst die Geschäftslizenz kann verloren werden.
Aus diesem Grund ist die Umsetzung der KYC-Anforderungen keine reine Formalität, sondern ein zentraler Bestandteil des unternehmerischen Risikomanagements. Besonders im Finanzsektor ist die KYC-Prüfung ein unverzichtbarer Schritt im Onboarding-Prozess, also bei der Aufnahme neuer Kundenbeziehungen.
Wer KYC-Prüfungen durchführen muss
Verpflichtet zur Durchführung solcher Prüfungen sind nicht nur Banken und Finanzinstitute, sondern eine Vielzahl von Branchen, in denen finanzielle Transaktionen oder Kapitalflüsse eine Rolle spielen. Dazu zählen unter anderem Versicherungsunternehmen, Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Immobilienmakler und Güterhändler. Auch im Bereich Online Glücksspiel gibt es viele Anbieter, die eine Verifizierung verlangen. Jedoch kann man auch in Top Online Casinos ohne Verifizierung spielen bzw. muss hier seine Daten nicht nach der Registrierung bestätigen, sondern erst im Zuge der ersten Auszahlung. Hat das Online Casino eine deutsche Lizenz, muss bereits im Zuge der Registrierung der Verifizierungsprozess abgeschlossen werden.
Die Verpflichtung gilt sowohl bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung als auch bei wesentlichen Änderungen im Kundenprofil. Unternehmen müssen daher in regelmäßigen Abständen prüfen, ob sich Eigentumsstrukturen oder wirtschaftliche Verhältnisse verändert haben.
Welche Informationen erhoben werden müssen
Bei einer KYC-Prüfung werden umfangreiche Daten erhoben, damit die Identität und Seriosität eines Kunden zweifelsfrei festgestellt werden kann. Bei juristischen Personen sind Angaben wie Firmensitz, Geschäftszweck, Gründungsdatum, Handelsregisternummer, Umsatz, Anteilseigner und wirtschaftlich Berechtigte erforderlich.
Für natürliche Personen sind vor allem Name, Geburtsdatum, Wohnort und Staatsangehörigkeit relevant. Eine besondere Rolle spielt die Prüfung, ob eine Person als politisch exponiert (PEP) gilt, also beispielsweise ein Regierungsmitglied oder ein hoher Beamter ist. In diesem Fall greifen dann verstärkte Sorgfaltspflichten, da hier ein erhöhtes Risiko für Korruption oder Geldwäsche bestehen kann.
Des Weiteren müssen alle Ergebnisse dokumentiert werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Sämtliche Nachweise, etwa Auszüge aus dem Handelsregister oder Bestätigungen aus dem Transparenzregister, müssen revisionssicher archiviert werden. So können die Aufsichtsbehörden bei Bedarf nachvollziehen, wie die Identitätsprüfung durchgeführt wurde.
Der KYC-Prozess in der Praxis
In der Praxis erfolgt die Umsetzung der KYC-Anforderungen typischerweise in mehreren Schritten. Zuerst wird der Vertragspartner identifiziert, hier mithilfe von amtlichen Dokumenten oder elektronischen Verfahren wie Video-Ident. Anschließend werden die Vertretungsorgane ermittelt und überprüft. Das sind jene Personen, die im Namen des Unternehmens handeln dürfen.
In weiterer Folge werden Eigentums- und Kontrollstruktur analysiert. Dabei wird festgestellt, wer tatsächlich von den Gewinnen oder Entscheidungen profitiert, also die wirtschaftlich Berechtigten. Parallel dazu erfolgt die Bewertung von Risikofaktoren, etwa in Bezug auf das Herkunftsland, die Branche oder die Transaktionshöhe. Handelt es sich um Personen mit politischem Einfluss, dann werden diese besonders sorgfältig überprüft.
Schließlich werden alle Daten und Unterlagen in einem KYC-Profil zusammengeführt und für mindestens fünf Jahre gespeichert. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber Behörden und zeigt, dass das Unternehmen seinen gesetzlichen Pflichten nachgekommen ist.
SOCIAL MEDIA SEITEN
