6 Gründe für eine E-Signatur im Unternehmen

von Extern

Obwohl die elektronische Signatur in Deutschland bereits seit den 1990er Jahren funktioniert, wird sie immer noch als Neuheit behandelt. Wie bei jeder Neuheit gibt es auch hier begeisterte Befürworter und Gegner. Es gibt oft falsche Vorstellungen und Meinungen unter den Menschen, die vor der Verwendung von E-Signatur zurückschrecken. In Gesprächen mit vielen Unternehmensvertretern kann man feststellen, dass unabhängig von der Branche oder der Größe des Unternehmens, die meisten Bedenken mit den gleichen Aspekten zusammenhängen. Deshalb haben wir für Sie die 6 wichtigsten Gründe rund um die E-Signatur und deren Einsatz in Unternehmen zusammengetragen. Nachfolgend finden Sie unsere Antworten auf alle diese Fragen!

Wofür wird die elektronische Signatur verwendet?

Die elektronische Signatur ermöglicht es uns, viele Vorgänge durchzuführen, ohne das Haus zu verlassen. Es ist jedoch bemerkenswert, dass meistens junge Unternehmer, die ein Unternehmen führen, vermehrt auf die elektronische Unterschrift setzen. Wahrscheinlich hat das mit der inneren Einstellung zu tun, denn die ältere Generation an Unternehmern, zweifelt an allem Neuen und Unbekannten.

Die elektronische Unterschrift setzt sich aus mehreren Varianten zusammen. So gibt es die einfache Signatur für jeden Bürger. Diese wird unter anderem für Kontakte mit Unternehmen verwendet. Es gibt erhebliche Einschränkungen in der Nutzung. Deshalb ist sie z. B. für Unterlageneinreichungen bei Ämtern nicht geeignet. Ein größeres Spielfeld hat dabei die qualifizierte elektronische Signatur.

Elektronische Signatur mit einem qualifizierten Zertifikat – Was macht es?

Wenn Sie noch nicht wissen, wofür eine elektronische Signatur verwendet wird, können Sie sicher sein, dass sie ein viel breiteres Spektrum an Anwendungen hat. Mit einer qualifizierten Unterschrift können Sie behördliche Angelegenheiten, geschäftliche Angelegenheiten und eine Reihe privater Angelegenheiten, z. B. im Zusammenhang mit Familienleistungen, erledigen. Mit einer qualifizierten E-Signatur sind Sie in der Lage, alle elektronischen Angelegenheiten zu bearbeiten, auch solche, für die freie E-Signaturen verwendet werden. Eine qualifizierte Signatur hat allerdings den Nachteil, dass sie nicht sehr einfach zu bedienen ist, was für jeden vielbeschäftigten Unternehmer ein Ärgernis darstellt. Daher kommt die qualifizierte E-Signatur eher seltener zum Einsatz.

Hier sehen Sie, bei welchen rein betriebswirtschaftlichen Aspekten Ihnen eine e-Signatur hilft:

  • 1. Abschluss von Verträgen

    Sie können die elektronische Signatur in der gesamten Europäischen Union verwenden, da diese Fragen durch EU-Recht geregelt sind. Dies ist äußerst hilfreich, wenn Sie in Ihrem Geschäft auf ausländische Kunden angewiesen sind.

  • 2. Signieren aller Arten von Dokumenten

    Eine E-Signatur ist z. B. für das Signieren von Rechnungen oder Vollmachten sinnvoll. Sie müssen bedenken, dass diese vor europäischen Gerichten dank der eIDAS-Verordnung, eine ähnliche Rechtskraft hat, wie eine ganz normale handgeschriebene Unterschrift. Ein auf diese Weise signiertes Dokument wird praktisch überall akzeptiert.

  • 3. Die Entwicklung von Home-Office

    Die Zeit der Covid-19-Coronavirus-Pandemie erfordert von vielen Unternehmen eine höhere Flexibilität. Mit einer E-Signatur können Sie Ihr Unternehmen von jedem Ort der Welt aus verwalten. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und ein internetfähiges Gerät (z. B. Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC). So können Sie z. B. effizient neue Arbeits- oder Kooperationsverträge abschließen, unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist. Damit sind Sie zu 100 Prozent nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz bzw. Office gebunden und können bequem von Zuhause aus arbeiten.

  • 4. Einsparungen erzielen

    Durch den regelmäßigen Einsatz einer E-Signatur werden die Kosten für die Bürowartung und den Dokumentenumlauf im Unternehmen deutlich reduziert. Obwohl eine solche E-Signatur ein kommerzielles Produkt ist, kostet ihre Implementierung ca. 10 bis 40 Euro pro Monat und glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass das nicht viel Geld ist. Schließlich geben Sie monatlich viel mehr Geld für Büroartikel aus. Folglich bedeutet das, dass die durchschnittlichen monatlichen Ausgaben Überschaubar sind. Als Vergleich für einen Preis von ca. 3,70 Euro verschicken Sie ein standardmäßiges Einschreiben per Post. Wenn wir uns noch andere Büroartikel wie Druckerpatronen (ca. 15 bis 30 Euro) und Druckerpapier (ca. 5 Euro) anschauen, sehen Sie sofort, dass eine E-Signatur eine Menge Geld spart. Vor allem, wenn Sie häufiger Dokumente versenden.

  • 5. Aufbau eines grünen Unternehmensimages

    Die Verwendung von E-Dokumenten und der Verzicht auf den Umlauf von Papierdokumenten lässt Ihr Unternehmen das Image eines modernen Unternehmens aufbauen. Auf diese Weise zeigen Sie Ihren Vertragspartnern, dass Ihr Unternehmen auf der Höhe der Zeit ist, wenn es um neue Technologien geht. Zusätzlich wird der Aspekt der Ökologie gewahrt. Ein Unternehmen, das den Verbrauch von Papier reduziert, ist ein Unternehmen, das an die Zukunft unseres Planeten denkt. Folglich handeln Sie nachhaltig und gewinnen ganz bestimmt viele gleichdenkende Kunden und Geschäftspartner. Weiterhin handeln Sie auf der gleichen Augenhöhe mit riesengroßen Unternehmen wie Apple, Google und anderen, die schon seit Jahren über die Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit sprechen.

  • 6. Zeitersparnis, die sich sehen lässt

    Wenn Sie sich danach sehnen, etwas Zeit einzusparen und diese nicht unnötig für das Unterzeichnen von Dokumenten zu verschwenden, dann sollten Sie unbedingt über die Integration einer E-Signatur in Ihr Unternehmen nachdenken. Diese kann dazu beitragen, dass die internen Arbeitsabläufe verbessert werden, denn es werden nicht Stunden verschwendet, um ein Dokument von mehreren Beteiligten unterzeichnen zu lassen. Sie schicken z. B. eine Einladung per E-Mail an Ihre Kunden oder Geschäftspartner und diese können reaktionsschnell, ob unterwegs oder aus dem Büro, eine elektronische Unterschrift setzen. Schon ist das Dokument unterschrieben und Sie können sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.

  • Fazit

    Wenn Sie über eine die Integration einer elektronischen Unterschrift in Ihr Unternehmen nachdenken, können wir Ihnen nur ans Herz legen, zumindest die E-Signatur auszuprobieren. Wir sind uns ziemlich sicher, dass Sie eine elektronische Unterschrift lieben werden, denn diese befreit Sie von vielen unnötigen Zwischenschritten bei der Arbeit und verschafft Ihnen Zeit zum Atmen. Außerdem können Sie endlich als Unternehmer die Kosten einsparen und sich auf die Gewinnmaximierung konzentrieren. Sie geben deutlich weniger Geld im Monat für laufende Büroartikel aus und sparen sehr viel Zeit, die in der heutigen Zeit sehr wertvoll ist. Darüber hinaus handeln Sie endlich nachhaltiger und umweltfreundlicher und das könnte ein weiterer Grund sein, um noch mehr Kunden und Geschäftspartner anlocken zu können. Wir hoffen, dass wir mit diesem Artikel etwas Klarheit schaffen konnten und wünschen Ihnen effiziente und angenehme Arbeit in Ihrem Unternehmen!

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