Statt wie früher per Stechuhr Arbeitszeiten zu erfassen oder diese mühsam per Hand zu notieren, nutzen heute viele kleine und mittelständische Unternehmen rund um den Tegernsee immer häufiger digitale Alternativen. Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Hier ein kurzer Überblick.
Digitale Zeiterfassung – effizient und zeitsparend
Die moderne Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende funktioniert heute mehr und mehr digital – und das nicht nur in Großunternehmen. Arbeitszeiten lassen sich je nach individuellen Bedürfnissen ganz flexibel digital über Smartphone oder Tablet, am PC oder via Terminal erfassen. Dank skalierbarer Systeme lassen sich digitale Zeiterfassungssysteme in kleinen Betrieben, aber auch in Unternehmen mittlerer Größe sowie in Großunternehmen einsetzen.
- Zeitersparnis: Ein großer Vorteil ist die Zeitersparnis, die aus der digitalen Zeiterfassung resultiert. Arbeitsstunden werden direkt, ob im Homeoffice, unterwegs oder am Arbeitsplatz, korrekt erfasst, nichts geht mehr verloren. Auch die Lohnbuchhaltung profitiert von der unkomplizierten Eingabe und Zusammenfassung aller Arbeitsstunden im Monat.
- Übersichtlichkeit: Von Vorteil ist zudem die Übersichtlichkeit über geleistete Arbeitsstunden. Jeder Arbeitnehmer, aber auch der Arbeitgeber, hat jederzeit den Überblick über die aktuelle Auslastung. Überstunden lassen sich leichter überblicken und abbauen, Urlaubszeiten und damit einhergehender Bedarf an Personal sind damit ebenfalls besser planbar.
- Effizienz: Ein weiterer Vorteil ist die Steigerung der Effizienz. Wer seine Arbeitsleistung direkt und ohne Umwege dokumentiert, hat einen besseren Überblick darüber, was er täglich leistet. Oft sind es langweilige Routineaufgaben, ineffizientes Zeitmanagement und unnötig viele Pausen, die Mitarbeiter weniger produktiv sein lassen. Mit einem regelmäßigen Blick auf die Zeiten sind Mitarbeiter oft motivierter, bestimmte Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
- Personalplanung: Dank dem Überblick über alle Arbeitszeiten, geplante Urlaube, Elternzeiten und andere Auszeiten fällt es Personalverantwortlichen leichter, den Überblick über ihr Team zu behalten und bei wichtigen Projekten rechtzeitig Ersatz zu suchen.
- Basis für Mitarbeitergespräche: Auch als Basis für die jährlichen Mitarbeitergespräche können Daten aus der Zeiterfassung eine wertvolle Hilfe sein. Etwa, wenn Mitarbeiter verhältnismäßig oft fehlen oder zu viele Überstunden leisten.
Flexible Anbindung weiterer Module
Viele Zeiterfassungssysteme lassen sich flexibel mit weiteren Modulen ergänzen, um mehr Funktionen zu nutzen. Nicht nur für die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sondern auch zur Personaleinsatzplanung. Projekte lassen sich trotz Ausfallzeiten wegen Krankheit und Urlaub sowie verschiedener Arbeitsmodelle (z. B. Mitarbeiter in Teilzeit oder Homeoffice) realistischer planen und für die Lohnabrechnung korrekt auswerten. Keine Stundenzettel mehr zu verwenden, spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Kosten für die manuelle Dateneingabe und ist entsprechend weniger fehleranfällig. Die Personalabteilung bekommt von allen Mitarbeitern alle relevanten Daten auf einen Blick, muss nur noch selten nachfragen und kann damit die Lohnabrechnung sehr zeitnah abwickeln.
Alle wichtigen Informationen auf einen Blick zu haben, erleichtert die Planung in Unternehmen enorm. Schichten können selbständig getauscht werden, Mitarbeiter bekommen mehr Eigenverantwortlichkeit. Sie können ihre Arbeitszeit im Homeoffice oder im mobilen Einsatz schneller dokumentieren und fühlen sich durch diese Selbstständigkeit oft sogar stärker ans Unternehmen gebunden. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, ein Modul zur Personalverwaltung anzubinden, das alle Prozesse vom On- bis Offboarding verwaltet. Dazu gehören alle Bewerbungsunterlagen sowie die digitale Personalakte mit allen wichtigen Details zu den Mitarbeitern. Auch die Betriebsdatenverwaltung und die Zutrittskontrolle zum Firmengelände oder zu bestimmten Räumen im Unternehmen lassen sich über entsprechende Module in digitale Zeiterfassungssysteme integrieren.
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