Im Gmunder Standort der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft LKC arbeiten zwei Frauen, die nur selten an den Tegernsee kommen. Beide arbeiten von zu Hause aus: Die eine wohnt in Berlin. Die andere wohnt in Österreich. Ähnlich, wenn auch räumlich nicht so weit entfernt, läuft es bei der Tegernseer Stimme. Auch hier arbeiten viele Redakteure in den eigenen vier Wänden. Homeoffice nennt sich diese flexible Arbeitsplatzorganisation. Doch um den Heimarbeitsplatz möglichst reibungslos zu gestalten, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein paar Dinge beachten.
Zum Einen muss die Heimarbeit im Arbeitsvertrag geregelt sein, raten die Wirtschaftsprüfer von LKC. „Darin sollten die jeweiligen Zeiten genau festgelegt werden“, weiß Isabel von Gerstenbergk-Helldorff, Rechtsanwältin bei LKC. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers, die IT-Sicherheit, Gesundheits- und Versicherungsschutz sowie der Umgang mit Überstunden sollten geregelt und vertraglich fixiert werden. Aus den Vereinbarungen muss klar hervorgehen, dass der Arbeitgeber ein Interesse an der Heimarbeit des Mitarbeiters hat, so von Gerstenbergk-Helldorff weiter.
Nur der Firmenrechner ist für den Beruf
Um IT-Problemen vorzubeugen und das eigene System zu schützen, stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen vorinstallierten PC, der ausschließlich für die Arbeit bestimmt ist. „Bei uns ist der Zugang auf zwei Ebenen geschützt“, sagt Walter Bittlmeyer von der leitungsinternen Verwaltung bei LKC. Einmal müssen sich die Mitarbeiter am Rechner anmelden und ein zweites Mal im Firmennetzwerk.
Auf dieses sollte man nur über eine gesicherte Verbindung zugreifen. Damit ist der Arbeitnehmer vor Haftungsansprüchen seines Arbeitgebers geschützt, sollte beispielsweise ein Virus im Firmennetzwerk Schaden anrichten. Den privaten Computer sollte man auf keinen Fall für das Homeoffice nutzen, rät Rechtsanwältin Gerstenbergk-Helldorff. Denn dann ist nicht geregelt, wer im Schadenfall für Schäden im Firmennetzwerk oder auch für die Reparatur des privaten PCs aufkommt. Im schlimmsten Fall bleibt der Arbeitnehmer auf den Kosten sitzen.
Kostenübernahmen vorher regeln
Zudem sollte geregelt werden, in welcher Höhe der Arbeitgeber Kosten für Telefon und Internet trägt. Vor größeren Anschaffungen sollten diese mit dem Arbeitgeber besprochen werden. Ohne die Zustimmung des Arbeitgebers kann dieser die Kostenübernahme verweigern.
Ein weiteres großes Thema ist die Arbeitszeit. Eine Überwachung, die am Firmensitz unzulässig ist, ist auch im Homeoffice tabu, so die Rechtsanwältin. Bei LKC gelten beispielsweise grundsätzliche Kernarbeitszeiten, in denen die Mitarbeiter verfügbar sein müssen, sagt Bittlmeyer.
Ebenso wird es auch bei der Tegernseer Stimme gehalten. Die Redakteure, welche von zu Hause aus arbeiten, bekommen festzugewiesene Arbeitszeiten, in denen sie erreichbar seien müssen, weiß Redaktionsleiter Robin Schenkewitz.
Überwachung ist auch im Homeoffice tabu
Darüberhinaus sind die Mitarbeiter bei den Gmunder Wirtschaftsprüfern dazu angehalten, ihre Arbeitszeit zu erfassen. „Grundsätzlich organisiert sich jeder die Aufgaben, wie er es für richtig hält“, sagt Bittlmeyer. Am Ende des Tages erkennt man allerdings, ob die Aufgaben auch fristgerecht erledigt worden sind. Das genügt zur Kontrolle, sagt er.
Damit die Mitarbeiter zudem nicht auf den Mietkosten für das Arbeitszimmer beziehungsweise den Arbeitsplatz sitzen bleiben, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder setzt der Arbeitnehmer einen nach Arbeitszimmergröße festgelegten anteiligen Betrag für Miete, Nebenkosten, Versicherungen und Renovierung in seiner Steuererklärung an und erhält seine Ausgaben vom Finanzamt zurück.
Büro der Firma vermieten oder Kosten absetzen
Oder er vermietet das Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber und erhält dafür einen festgelegten Betrag für Miete und Nebenkosten. Unternehmen können diese Kosten als Betriebsausgaben absetzen. „Hierfür sollte unbedingt ein schriftlicher Unter-Mietvertrag geschlossen werden“, rät von Gerstenbergk-Helldorff.
Ob man das Büro in der Firma oder zu Hause haben will, dürfen die Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft LKC selbst bestimmen, sagt Bittlmeyer. Die Firma sei dem Trend Homeoffice gegenüber sehr aufgeschlossen. Allerdings lässt der Arbeitsmarkt kaum eine Wahl: „Für unseren Berufsstand ist es nicht einfach, gute Leute zu finden“, sagt er. Das macht das Arbeiten von zu Hause attraktiv.
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