Ein zusätzlicher Prüfpfad kontrolliert vor Genehmigung dabei automatisch, ob die Spesenquittungen Ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen, um später unschöne Überraschungen zu vermeiden. Was Sie als Arbeitgeber dabei allgemein bei Ihrer Spesenabrechnung beachten sollten, erfahren Sie im Folgenden.
Was sind eigentlich Spesen
Spesen werden generell als betriebliche Aufwendungen definiert. Darunter können die Kosten für die Sicherung des Betriebes, aber auch der Verpflegungsmehraufwand fallen, der zum Beispiel im Rahmen einer Dienstreise für die Verpflegung und Übernachtung Ihrer Mitarbeiter anfällt. Beachten Sie dabei, dass je nachdem, ob die Dienstreise dabei im Ausland oder innerhalb Deutschlands stattfindet, auch die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand variieren können.
Die schnelle Spesenaufstellung für Arbeitnehmer
Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer können von Declaree New article on blog. und seinem digitalen Kostenverwaltungsprozess profitieren. Insbesondere in größeren Betrieben sollte Declaree keinesfalls fehlen, da Ihre Mitarbeiter lediglich ihre Spesenabrechnung sowie die genauen Reisedaten an die Verwaltung kommunizieren müssen, um ganz bequem eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.
Selbst ist der Mann/die Frau
Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen verzichten bislang noch auf eine Digitalisierung des Kostenmanagementprozesses. Ihnen als Arbeitnehmer obliegt es dann, selbstständig eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Doch keine Panik, schließlich sind Sie dabei keinesfalls auf sich selbst gestellt. Entweder können Sie nämlich eine geeignete Software zur Hilfe nehmen oder aber selbst ein Excel-Formular für Ihre Spesenkostenabrechnung verfassen.
Wie sollte eine gute Spesenabrechnung via Excel aussehen?
In eine Excel-Tabelle für die Spesenkostenabrechnung sollte nicht nur der jeweilige Tätigkeitsort, sondern auch der Betrag der angefallenen Reisekosten sowie die Gesamtsumme eingetragen werden. Dabei sollten Sie natürlich alle Kosten Ihrer Reise quittieren können, können jedoch notfalls auch Eigenbelege anfertigen, wenn Ihnen das Original abhandengekommen ist.
Zwar sollte dies nicht zur Gewohnheit werden, doch können Eigenbelege in Einzelfällen auch beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dabei sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass das genau Datum, aber auch der Gegenstand, die Bankverbindung des Empfängers sowie der Gesamtbetrag und Ihre Unterschrift genaustens dokumentiert sind. Haben Sie schließlich all Ihre Kosten in der Excel-Tabelle aufgeführt, sollten Sie sich diese von Ihrem Arbeitgeber genehmigen lassen.
Muss der Arbeitgeber alle Spesen erstatten?
Leider irren sich viele darin, dass der Arbeitgeber automatisch dazu verpflichtet ist, Ihnen alle Spesen einer Dienstreise zu erstatten. In aller Regel beruht diese Kostenübernahme seitens des Arbeitgebers auf freiwilliger Basis. Lediglich wenn Sie laut Ihrem Arbeitsvertrag dazu verpflichtet sind, ist auch Ihr Arbeitgeber rechtlich zu der Kostenübernahme verpflichtet.
Wussten Sie übrigens, dass Sie auch bei der Nichtübernahme der Spesen seitens Ihres Arbeitgebers nicht zwangsläufig auf den Kosten sitzen bleiben müssen? In Ihrer Steuererklärung haben Sie nämlich die Möglichkeit diese als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. Allerdings muss dafür Ihre Arbeitnehmerpauschale für Werbungskosten einen Betrag von 1000 Euro übersteigen.
Spesenabrechnung nicht zwangsläufig kompliziert
Zugegeben beschäftigen sich weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber besonders gern mit dem Papierkram. Umso leichter ist es daher, dass die Spesenabrechnung neuerdings ganz einfach durch digitale Kostenmanagementprogramme wie Declaree erfasst werden können. Für beide Seiten entsteht dadurch eine Win-win-Situation, die sich bestimmt auch merkbar positiv auf das Arbeitsklima auswirkt.
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