Ist eine Qualifikationsmatrix wirklich wichtig für die Unternehmensführung oder nur eine nebensächliche Datensammlung? Eine generelle Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es kommt ganz darauf an, wie gut sie erstellt ist und wie sie genutzt wird. Richtig eingesetzt bietet eine Mitarbeiter Matrix für jedes Unternehmen eine Fülle an Vorteilen.
1: Mit einer Mitarbeiter Matrix Aufgaben im Unternehmen richtig verteilen
In einem Arbeitsverhältnis übernehmen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bestimmte Aufgaben und Funktionen in einem Unternehmen. Ihre Jobbeschreibung legt fest, wie ihre berufliche Rolle aussieht. Wenn sie ihren Job antreten, bringen sie persönliche Vorstellungen mit, wie sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einsetzen möchten. In der Arbeitspraxis treffen ihre Vorstellungen und die Anforderungen von Unternehmensseite aufeinander. Aus Unternehmenssicht ist wichtig, dass alle Arbeiten kompetent und weitgehend fehlerfrei ausgeführt werden.
Ein wichtiges Hilfsmittel für Führungskräfte im Unternehmen ist die Qualifikationsmatrix oder Mitarbeiter Matrix. Sie gibt einen Überblick darüber, welche Mitarbeiterqualifikationen vorhanden sind. Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen, muss diese Matrix alle erforderlichen Qualifikationen enthalten, die für einen reibungslosen Ablauf aller Arbeitsvorgänge erforderlich sind. Außerdem listet die Matrix alle Beschäftigte und ihre individuellen Fähigkeiten auf. Je besser es gelingt, diese Qualifikationen effizient mit den Unternehmensanforderungen in Einklang zu bringen, umso besser sind die Chancen auf einen dauerhaften Unternehmenserfolg.
2: Qualifikationsmatrix: Was ist das genau?
Die Rollen in einer Organisation oder in einem Unternehmen orientieren sich an den Arbeiten, die zu erledigen sind. Dabei kann es sich um sehr unterschiedliche Tätigkeiten handeln. Es gibt manuelle Arbeiten, Entwicklungsjobs, Leitungsaufgaben und vieles mehr. Eine Qualifikationsmatrix ist ein nützliches Hilfsmittel, alle Mitarbeiter und ihre Qualifikationen aufzuführen und mit den Erfordernissen des Unternehmens abzugleichen. Sie stellt die Fähigkeiten aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen übersichtlich dar. Die Matrix kann auf einzelne Personen, Teams oder ganze Abteilungen angewendet werden. In Form einer Tabelle gibt sie einen Überblick über die beruflichen Kompetenzen. So können Verantwortliche einzelnen Arbeitskräften bestimmte Aufgaben zuweisen und sicher sein, dass Qualifikationen vorhanden sind.
Eine Mitarbeiter Matrix erfüllt wesentliche Aufgaben in Bezug auf das Kompetenzmanagement eines Unternehmens. Um die Unternehmensziele zu erfüllen, müssen alle erforderlichen Arbeiten ausgeführt werden. Mithilfe der Matrix lässt sich erkennen, ob alle Arbeitserfordernisse von den Beschäftigten eines Unternehmens abgedeckt werden. Auf diese Weise ist es möglich, die berufliche Effizienz durch eine Qualifikationsmatrix zu nutzen. Auf einer Achse stehen die verschiedenen Personen in Ihrer Gruppe, Abteilung oder Ihrem Unternehmen. Auf der anderen Achse befinden sich die verschiedenen Qualifikationen. So lässt sich schnell identifizieren, an welchen Stellen es Lücken, Schulungs- oder Einstellungsbedarf gibt.
3: Was lässt sich mit einer Mitarbeiter Matrix erfassen?
Wer eine Matrix für das Qualifikationsmanagement nutzen möchte, sollte mindestens drei Dinge erfassen: die Beschäftigten, alle wichtigen Qualifikationen und einen Marker, wie hoch die Kompetenz in den einzelnen Qualifikationen ist. Auf der vertikalen Achse befindet sich die Liste mit Mitarbeiternamen. Sie sind meist alphabetisch oder nach Unternehmenshierarchie geordnet.
Die waagrechte Achse benennt die Qualifikationen. Es sollten ausschließlich unternehmensrelevante Qualifikationen sein. Bei einzelnen Abteilungen oder Teams sind nur die Kenntnisse und Fähigkeiten für diesen Teil des Unternehmens aufgeführt. Das können praktische Fertigkeiten, Sprachen, Programmierkenntnisse, bestandene Fachprüfungen oder Führungserfahrung sein. Falls neben Hard auch Soft Skills im Unternehmen eine Rolle spielen, gehören auch sie in die Matrix. Wenn eine Abteilung Arbeiten in einer bestimmten Reihenfolge ausführt, ist es sinnvoll, diese Reihenfolge in die Matrix zu übernehmen. Das gilt beispielsweise für die Fertigung. Ansonsten empfiehlt es sich, die wichtigsten Qualifikationen vorne einzusortieren, die weniger wichtigen hinten.
Damit die Mitarbeitermatrix möglichst aussagekräftig ist, empfiehlt es sich, zusätzliche Marker einzufügen. Sie sagen aus, in welchem Umfang die Kenntnisse vorhanden sind. Nur so lässt sich schnell erkennen, ob bestimmte Qualifikationen in ausreichendem Maße vorhanden sind. Wenn ein Programmierer nur die Grundzüge einer Programmiersprache beherrscht, kann er keine komplexen Anwendungen programmieren. Wenn für eine Tätigkeit ein fortgeschrittenes Zertifikat erfordert, nützt es nichts, wenn eine Person ein Zertifikat für Grundkenntnisse hat. Nützliche Marker für die Qualifikationsmatrix sind beispielsweise:
- Keine Qualifikation
- Grundkenntnisse
- Standardkenntnisse
- Überdurchschnittliche Kenntnissen
- Kann unter Aufsicht arbeiten
- Kann selbstständig arbeiten
- Kann andere unterrichten
4: Qualifikationsmanagement mit einem Tabellenkalkulationsprogramm
Prinzipiell lassen sich Qualifikationsmatrizen in Papierform erstellen. Diese sind einfach zu handhaben, allerdings für digitalisierte Arbeitsabläufe ungeeignet. Zum Weiterleiten innerhalb des Unternehmens und vor allem bei größeren Tabellen empfiehlt sich stets die digitale Variante. Ein Tabellenkalkulationsprogramm stellt eine unkomplizierte Möglichkeit dar, selbst umfangreichere Matrizen übersichtlich anzulegen. Wichtig ist, die Zugriffsbefugnisse richtig zu regeln. Die Mitarbeitermatrix muss für alle lesbar sein, die Personalverantwortung für die aufgelisteten Beschäftigten haben. Schreibrechte dagegen sollten nur einem begrenzten Personenkreis eingeräumt werden. Andernfalls erhöht sich das Risiko von Fehlern oder ungewollten Änderungen.
Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich sehr gut als Hilfsmittel, um Qualifikationsmatrizen zu erstellen und zu pflegen. Um neue Namen oder Qualifikationen zu ergänzen, können Zeilen oder Spalten eingefügt werden. Das Löschen ist ebenso einfach. Bei großen Tabellen erweisen sich Filter- und Sortierfunktionen als hilfreich. Sie erleichtern das schnelle Suchen nach Personen mit bestimmten Qualifikationen, die beispielsweise in einem bestimmten Projekt mitarbeiten sollen. Bei einer Präsentation während eines Meetings lässt sich ein digitales Whiteboard nutzen oder die Tabelle per Beamer projizieren. Alternativ können Ausdrucke ausgeteilt werden, auf denen Teilnehmer ihre Notizen machen.
5: Moderne Softwarelösungen für das Qualifikationsmanagement
Ab einer bestimmten Unternehmensgröße reichen Tabellenkalkulationsprogramme für ein übersichtliches Qualifikationsmanagement nicht mehr aus. Die Mitarbeiterzahlen sind so groß, dass eine einzige Tabelle zu lang wäre. Nach Abteilung sortierte Einzeltabellen lassen sich zwar miteinander verbinden, doch dies ist fehleranfällig. Eine größere Softwarelösung bietet sich an. Diese Systeme stellen noch mehr Funktionen und Bearbeitungsoptionen bereit, die für Personalverantwortliche wichtig sind. Oft lässt sich diese Software mit anderen Systemen im Unternehmen verbinden. In Kombination mit einem internen Weiterbildungssystem beispielsweise kann der Lernfortschritt bei Fortbildungsmaßnahmen oder der Einarbeitung automatisch überprüft werden.
Eine größere Softwarelösung für das Qualifikationsmanagement erlaubt zudem fortgeschrittene Analysen von Fähigkeiten und Potenzialen. Wenn bestimmte Kombinationen von Fertigkeiten und Kenntnissen gesucht werden, kann das System umgehend geeignete Arbeitskräfte vorschlagen. Ebenso schnell lässt sich ermitteln, wer sich durch eine einfache Schulungsmaßnahme weiterbilden lässt, um eine bestimmte Qualifikation zu erreichen. Dieses effiziente Qualifikationsmanagement verhindert Kosten durch unnötige Neueinstellungen. Ebenso nützlich ist die Software bei der Überprüfung von Zertifikaten, die nach einiger Zeit ablaufen. Denn bestimmte Tätigkeiten erfordern regelmäßige Weiterbildungen. Das System meldet diesen Weiterbildungsbedarf zuverlässig und frühzeitig. Damit ist es einfach, rechtzeitig eine geeignete Schulung zu organisieren.
6: Die Vorteile einer Qualifikationsmatrix
Um ein Unternehmen effizient zu planen und zu führen, ist ein sorgfältiges Qualifikations- und Kompetenzmanagement von entscheidender Bedeutung. Es stellt sicher, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Auf diese Weise leistet eine Mitarbeiter Matrix einen wichtigen Beitrag in jedem Bereich des Unternehmens. So lässt sich die Produktivität steigern, was sich positiv auf das Unternehmensergebnis niederschlägt. Auch die Qualität der Arbeit wird durch das Qualifikations- und Kompetenzmanagement verbessert. Das bedeutet in der Produktion eine geringere Fehler- und Ausschussquote, im Kundenservice eine höhere Kundenzufriedenheit.
Darüber hinaus hilft eine richtig erstellte Mitarbeiter-Matrix bei der Ermittlung von Qualifikationslücken. Für die Personalplanung ist das ein entscheidender Vorteil. Denn wenn Verantwortliche diese Lücken rechtzeitig erkennen, sind zeitnahe Maßnahmen möglich. Außerdem erleichtert die Matrix eine realistische Einschätzung, wie hoch der Aufwand für Verbesserungsmaßnahmen sind. Manchmal reicht eine kurzfristige Weiterbildungsmaßnahme, in anderen Fällen ist eine Neueinstellung erforderlich. Da Einstellungsverfahren zeit- und kostenintensiv sind, lohnt es sich, mithilfe einer Qualifikationsmatrix abzuschätzen, in welchen Fällen sich dieser Aufwand lohnt.
7: Arbeitsanforderungen optimieren – Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit ihrem Job zufrieden sind, zählen zu den ausschlaggebenden Faktoren für den Unternehmenserfolg. Sie sind motiviert, produktiv und bringen das Unternehmen voran. Eine Mitarbeiter Matrix trägt wesentlich dazu bei, ein Jobprofil zu optimieren. Denn sowohl Über- als auch Unterforderung wirken sich negativ aus. Wer sich ständig am Arbeitsplatz überfordert fühlt, ist gestresst und gereizt. Zudem steigt das Risiko für Fehler. Ein Job, der kontinuierlich unterfordert, sorgt für Langeweile und Motivationsmangel. Deswegen sollten die Arbeitserfordernisse und die Fähigkeiten der Arbeitskräfte möglichst gut zusammenpassen.
Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich nicht nur positiv auf das Arbeitsklima aus. Sie spart einem Unternehmen auch bares Geld. Wenn die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit und ihrem Umfeld zufrieden sind, sind sie dem Unternehmen gegenüber eher loyal. Das bedeutet, dass sie planen, länger im Unternehmen zu bleiben, anstatt sich anderswo um eine Stelle zu bemühen. Dies führt zu einer spürbaren Verringerung der Kosten für Neueinstellungen. Diese sind hoch. Denn Stellenausschreibungen, die Bearbeitung von Bewerbungen und das Einarbeiten erfordern erheblichen finanziellen Aufwand.
8: Das Unternehmen wächst: Qualifikationsmatrix für Weiterbildung nutzen
Eine Mitarbeiter Matrix leistet einen wichtigen Beitrag zur zukünftigen Unternehmensentwicklung. Lebenslanges Lernen ist nicht nur eine Floskel, sondern eine absolute Notwendigkeit im beruflichen Umfeld. Nicht nur wegen des akuten Personalmangels sollten Unternehmen das Potenzial ihrer Mitarbeiter maximieren. Interne Weiterbildungsmaßnahmen sind zwar mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Doch sie qualifizieren die Mitarbeiter passgenau für ihre täglichen Aufgaben, bringen dem Unternehmen Vorteile. Zudem tragen sie zur Motivation des Teams bei. Im Vergleich zu einem Einstellungsverfahren bedeuten maßgeschneiderte Weiterbildungsmaßnahmen weniger Aufwand.
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Weiterbildungsbedarf besteht. Industriestandards und Technologien entwickeln sich rasch weiter. Wenn ein Unternehmen konkurrenzfähig bleiben will, ist eine kontinuierliche Anpassung an die neuen Gegebenheiten unerlässlich. Neue Projekte, Produktentwicklungen oder Marktnischen können ebenfalls zu einem Qualifikationsbedarf führen. Ein Blick auf die Qualifikationsmatrix zeigt, welche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich am besten für Qualifikationsmaßnahmen eignen. Diese Vorgehensweise hat nicht nur den Vorteil, dass zeitnah kompetente Arbeitskräfte für neue Aufgaben zur Verfügung stehen. Sie bietet auch den Beschäftigten interessante berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
9: Karrierechancen für eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit
Weiterbildungsmaßnahmen eröffnen neue Karrierechancen. Deswegen lassen sich Mitarbeiter und Mitarbeiter durch interessante Bildungsangebote gut motivieren. Wer Aussicht auf anspruchsvolle, besser bezahlte Positionen hat, zeigt mehr Interesse an der Arbeit und ist zufriedener mit dem Unternehmen. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich positiv auf das gesamte Unternehmen aus. Produktivität und Arbeitsqualität steigen. Der Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern verbessert sich ebenfalls. Denn wer in einem angenehmen beruflichen Umfeld arbeitet, zeigt seine positive Arbeitseinstellung auch nach außen. Diese Vorteile treffen für alle Branchen zu: die verarbeitende Industrie, IT, Medien, Handwerk oder Tourismus.
Mithilfe der Mitarbeiter Matrix können Personalverantwortliche feststellen, wer sich für eine Beförderung, neue, anspruchsvolle Aufgaben oder die Mitarbeit an einem interessanten Projekt eignet. Wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erkennen, dass sie berufliche Entwicklungschance haben, motiviert sie das, im Unternehmen zu bleiben. Damit verbleibt auch die Berufserfahrung, die sie bisher gesammelt haben, im Unternehmen. Sie steht zur Verfügung, wenn Auszubildende oder neue Arbeitskräfte eingearbeitet werden. Als sogenannte Mentoren und Mentorinnen fördern erfahrene Beschäftigte eine schnelle und effiziente Integration der Neuzugänge.
10: Mit einer Qualifikationsmatrix Arbeitsergebnisse optimieren
Eine Mitarbeiter Matrix gehört zu den effizientesten Werkzeugen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen optimal einzusetzen. Das führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserter Arbeitsleistung. Aus diesen Gründen ist eine richtig erstellte und gut gepflegte Qualifikationsmatrix für jedes Unternehmen wichtig.
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