Die stetig steigenden Energie- und Heizkosten setzen Mieter, Eigentümer und Unternehmer gleichermaßen unter Druck. Inzwischen hat Deutschland mit die höchsten Energiepreise der Welt. Analysten sprechen mit Blick auf die Heiz- und Energiekosten bereits von der „zweiten Miete“.
Da ist es kein Wunder, dass immer mehr Mieter die Heizkostenabrechnung anfechten und gegen diese einen Widerspruch einlegen. Was sollten Vermieter tun, um auf diesen Widerspruch angemessen zu reagieren und gleichzeitig das − hoffentlich − gute Verhältnis zum Mieter nicht zu belasten?
Inhaltliche und formale Fehler
Generell dürfen Mieter in Deutschland aus inhaltlichen und formellen Gründen gegen die Heizkostenabrechnung Widerspruch erheben. Inhaltliche Fehler liegen vor, wenn die Heizkostenabrechnung falsch ist, was unter anderem diese Gründe haben kann:
- Verwendung falscher Verteilungsschlüssel
- Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten
- nicht umlegbare Kosten
- Verwechslung der Soll-Vorauszahlung mit der Ist-Vorauszahlung
- unvollständige Kostenerfassung
- nicht erfasste Leerstände
- Vermischung von Heiz- und Warmwasserkosten
Formale Fehler
Ein formaler Fehler liegt hingegen vor, wenn die im Detail genau festgelegten Abläufe vom Vermieter nicht exakt eingehalten wurden. Dabei kann es sich unter anderem um die folgenden Aspekte handeln:
- Nichteinhaltung von Fristen
- unvollständige Abrechnungsunterlagen
- Verwendung falscher Abrechnungszeiträume
- Unverständlichkeit der Abrechnung
- fehlende Angaben zum Verteilerschlüssel
- falsche Angaben zu Messgeräten
- falsche Angaben zur Umlagebasis
- fehlende Angaben zur Aufstellung der Gesamtkosten
- fehlende Angaben zum Verbrauch
- Nichtberücksichtigung der Vorauszahlungen
- fehlende Berechnungsmethode
Die Rechte des Mieters
Mieter dürfen in einem Zeitraum von 12 Monaten nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung nach § 556 Absatz 3 BGB einen Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegen. Der Widerspruch hat begründet zu erfolgen, das heißt, der Mieter steht in der Pflicht, die erkannten inhaltlichen oder formalen Fehler in der Begründung zum Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung aufzuführen.
Weiterhin werden Mieter vom Gesetzgeber durch die Vermietern nach § 259 BGB obliegende Rechenschaftspflicht gegenüber dem Mieter unterstützt, die sie zur Transparenz und Offenlegung sämtlicher Dokumente verpflichtet, die für die Summe der Heizkostenabrechnung wichtig sind. So stellte der Bundesgerichtshof in einem Urteil vom 7. Februar 2018 (VIII ZR 189/17) klar: Es ist Aufgabe des Vermieters, die Richtigkeit der Abrechnung für Heizung und Energie zu beweisen.
Die Rechte des Vermieters
Gut für Vermieter ist, dass die Nachzahlungspflicht des Mieters mit dem Eingang des Widerspruchs nicht erlischt, sondern in 30 Tagen zu leisten ist. Kommt der Mieter dieser Pflicht nicht nach, ist eine Abmahnung möglich. Die Entscheidung über die Summe der zu leistenden Zahlungen für die Heiz- und Energiekosten wird damit auf den Zeitpunkt verschoben, an dem der Fall endgültig geklärt ist.
Weiterhin darf der Vermieter den Mieter zur Anforderung von Belegen auffordern, den Widerspruch begründet verweigern und die Klärung vor Gericht veranlassen. Die im Rechtsstreit unterlegene Partei ist zur Zahlung der Gerichtskosten verpflichtet.
So sollten Vermieter vorgehen
Trotz dieser Rechte des Vermieters ist zur Aufrechterhaltung des − hoffentlich − guten Verhältnisses zum Mieter eine gütliche Einigung vorzuziehen. Experten empfehlen Vermietern deshalb, auf den Widerspruch des Mieters zeitnah zu antworten, den Erhalt des Widerspruchs zu bestätigen und ein offenes Gespräch mit dem Ziel einer Lösung anzubieten.
Die vom Mieter aufgeführten Gründe sind gewissenhaft zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Ein Fehler reicht aus, um eine Neuberechnung der Heizkosten zu veranlassen.
Ergibt die Prüfung hingegen ein anderes Bild, dass die Gründe des Mieters für den Widerspruch nicht zutreffen, ist dies dem Kunden nachvollziehbar zu vermitteln. In den meisten Fällen zieht der Mieter nach Einsicht des Fehlers seinen Widerspruch zurück. Bei Unsicherheiten haben Vermieter die Möglichkeit einer Rechtsberatung. Besteht auch nach dem klärenden Gespräch Konfliktpotenzial, können beide Parteien den aufwendigen Gang vor Gericht durch Inanspruchnahme einer Schlichtungsstelle vermeiden.
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