Wer sich näher mit Unternehmensführung und vergleichbaren Themen befasst, wird früher oder später auf den Begriff Zeiterfassung treffen. Bei der Zeiterfassung geht es in erster Linie um die Erfassung von Arbeitszeiten während eines bestimmten Zeitraums. Allerdings ist das noch lange nicht alles, was der Begriff umfasst. Was noch zur Zeiterfassung gehört und welche Rolle sie für Unternehmen spielt, zeigen wir hier.
Erfassung von Anwesenheitszeiten
Der Hauptgrund für Zeiterfassung ist die Ermittlung der Anwesenheitszeiten. Anwesenheitszeiten bezieht sich übrigens nicht nur auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter, sondern den gesamten Zeitraum, den sie im Büro oder generell auf der Arbeit verbringen. An sich ist die Erfassung von Anwesenheitszeiten nicht allzu schwer und auch mit simplen Methoden wie einer Stempeluhr möglich. Trotzdem sollten moderne Unternehmen lieber auf digitale Zeiterfassung zurückgreifen, da Softwarelösungen wie factorialhr.de durch Automatisierung die Effizienz, Flexibilität und Präzision verbessern. Ferner sind digitale Zeiterfassungssysteme weit besser skalierbar, sodass sie bei Bedarf an sich verändernde Unternehmensanforderungen wie steigende Mitarbeiterzahlen angepasst werden können.
Erfassung von Abwesenheitszeiten
Nicht weniger wichtig als die Anwesenheitszeiten sind die Abwesenheitszeiten. Sie müssen ebenfalls korrekt erfasst werden, damit es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht zu Fehlern wie einer Überzahlung kommt. Zu den Abwesenheitszeiten gehören unter anderem Elternzeit, Krankheitstage und Urlaub. Da die unterschiedlichen Arten von Abwesenheitszeiten nicht alle gleich behandelt werden können, ist zum einen eine flexible Zeiterfassung und zum anderen eine effektive Kommunikation erforderlich. Effektive Kommunikation heißt in diesem Fall, dass sich der Mitarbeiter rechtzeitig mit seinen Vorgesetzten in Verbindung setzt. Gewisse Fehlzeiten müssen erst genehmigt werden, damit es nicht zu internen Problemen wie einem unerwarteten Personalmangel kommt.
Dokumentation von Überstunden
Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmer umsonst arbeiten, da ihre Überstunden nicht bezahlt werden. Das hängt jedoch keineswegs immer mit Böswilligkeit seitens des Unternehmens zusammen. Oftmals ist es einfach so, dass die Überstunden nicht korrekt erfasst wurden. Daher ist die Dokumentation von Überstunden eine der wichtigsten Aufgaben der Zeiterfassung. Sie sorgt für eine korrekte Vergütung und trägt dadurch auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Zuordnung von Projektzeiten
Wie die Berechnung von Projektzeiten erfolgt, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt schließlich eigene Projektmanagement-Methoden, interne Prozesse und spezifische Kundenanforderungen. So oder so kann es nicht schaden, die Arbeitszeiten spezifischen Projekten zuzuordnen, da das eine detaillierte Kostenaufteilung ermöglicht.
Berücksichtigung flexibler Arbeitszeitmodelle
Nahezu alle Unternehmen in der Region haben inzwischen akzeptiert, dass flexible Arbeitszeitmodelle zu einem Bestandteil der Arbeitswelt geworden sind. Es gibt immer mehr Fachkräfte, die zumindest ein wenig Flexibilität wünschen und um am Ende nicht ohne qualifizierte Mitarbeiter dazustehen, ist Offenheit nicht verkehrt. Fakt ist, dass die Verwaltung von flexiblen Arbeitszeitmodellen wie dem Homeoffice eine angepasste Zeiterfassung erfordert. Andernfalls können leicht Fehler unterlaufen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die deutsche Regierung legt großen Wert auf den Schutz der arbeitenden Bevölkerung, weswegen sich jedes Unternehmen an gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten muss. Für die Zeiterfassung bedeutet das, dass geprüft werden muss, ob nicht gegen geltendes Recht verstoßen wird – zum Beispiel wegen zu hoher Arbeitszeiten.
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