1. Die Begrüßung
Ein einfaches „Hallo“ reicht bei einem geschäftlichen Telefonat nicht aus. Neben einem „Guten Morgen/Tag“ sollten der Firmenname sowie der eigene Vor- und Nachname genannt werden. Wichtig ist auch der Tonfall. Azubis repräsentieren in so einem Moment die Firma, daher ist Freundlichkeit gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern auch am Telefon das A und O.
2. Rückfragen und Verbinden
Nichts ist peinlicher, als einen wichtigen Kunden am Telefon zu haben und nicht in der Lage zu sein, ihn an den Kollegen weiter zu leiten. Daher sollten sich Azubis vorher gründlich mit der Bedienung des Telefons vertraut machen, um so einen Fauxpas zu vermeiden. Dazu gehört auch zu wissen, wie man vor dem Verbinden Rückfragen bei Kollegen stellen kann, ohne, dass der Anrufer alles mithört.
3. Nachrichten notieren
Falls ein Anrufer für einen anderen Kollegen eine Nachricht hinterlassen möchte, ist es wichtig, die folgenden Informationen sofort zu notieren: Name des Anrufers, Name der Firma, Telefonnummer und den Zeitpunkt des Anrufs. Um den Namen richtig schreiben zu können, lernen Azubis das deutsche Buchstabieralphabet. So heißt es zum Beispiel „J wie Julius“ und nicht „J wie Justin Bieber“.
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