Mit rasantem Tempo steuert der Fiskus auf eine papierlose Zukunft zu. Unmengen an gelagertem Papierkram werden zunehmend digital archiviert. Eine Automatisierung, die „Zeit und Geld“ spare, wie Gmunds Kämmerer Georg Dorn in der gestrigen Gemeinderatssitzung sagte. Deshalb wolle man jetzt auch in Gmund manuelle Abläufe optimieren und alle Gewerbe- und Grundsteuerbescheide sowie eingehende und vorhandene Rechnungen einscannen.
Zum einen würde das die Kosten um mehr als 40 Prozent reduzieren, zum anderen spare man nicht nur Lagerplatz, sondern auch Personal- und Materialkosten wie Toner und Papier. Auf die insgesamt 5.500 Rechnungen, die man jährlich in der Gemeinde habe, hätte man außerdem einen einfacheren Zugriff. Geplant sei, so Dorn, dass künftig auch die Wasserzählerstände online gemeldet werden können, und die Briefwahl auf digitalem Wege stattfindet.
Knappe 26.000 Euro für Soft- und Hardware
Von 17 Gemeinden im Landkreis hätten 8 bereits auf Digitalisierung umgestellt, verkündete er gestern. Eine entsprechende Software samt Scanner und Signaturkarte koste in der einmaligen Anschaffung knappe 26.000 Euro. Die jährliche Wartungspauschale betrage jährlich 4.290 Euro. Dies werde aber durch die Materialersparnis und die geringeren Lohnkosten kompensiert, so Dorn.
Diese Voraussetzung müsse die Gemeinde schaffen, betonte der Kämmerer, da laut E-Rechnungsgesetz die Gemeinde ab Ende 2019 verpflichtet seien, Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden und empfangen zu können. Gmunds Bürgermeister Georg von Preysing pflichtete seinem Kämmerer bei: „Es ist an der Zeit, dass wir’s einführen.“ Zumal auch der Aktenberg beim Abwasserzweckverband immer größer werde.
Ohne Ordner in die Zukunft
Den Einwand von Bernd Ettenreich (FWG), ob es denn keine datenschutzrechtlichen Probleme damit gäbe, konnte Dorn sofort entkräftigen: „Diese Form der Archivierung wird vom Rechnungsprüfungsausschuss nicht beanstandet.“ Johann Schmid (SPD) sprach sich für die papierlose Zukunft aus. „Ich kann das nur unterstützen. Du klickst drauf und hast alles beinand. Das ist ein viel besseres Arbeiten.“
Bisher habe man Belege nach dem Vier-Augen-Prinzip unterschrieben und archiviert, merkte der zweite Bürgermeister Georg Rabl (FWG) an. Werden die Unterlagen digital erfasst, sei „absolut sichergestellt“, dass nichts mehr verändert werden kann. Einziger Haken an Gmunds “digitalem Vorstoß”, der einstimmig beschlossen wurde: Ende 2019 muss die angeschaffte Software um ein weiteres Modul ergänzt werden. Um eines, das auch die ausgehenden Rechnungen elektronisch erfasst. Denn das wird bei dem neuen Programm erstmal noch nicht möglich sein.
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