In Zeiten der Digitalisierung braucht es moderne EDV-Systeme, die am Puls der Zeit agieren können und die passenden Lösungen bieten. Heute kommt in diesem Zusammenhang meist ein Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Dieses System ist so ausgerichtet, dass die Hersteller spezielle EDV-Programme entwickelt haben, welche zur Verwaltung von Dokumenten genutzt werden können.
Sobald die Daten im System gespeichert worden sind, können sie nicht nur weiter verarbeitet und verändert werden, sondern auch ausgewertet werden und die Änderungen werden im System gespeichert. Jeder Verfügungsberechtigte hat damit auch Zugang zum System und kann die Daten verändern bzw. neue Informationen hinzufügen. Der für das System verantwortliche Projektmanager verwaltet auch die Zutrittsrechte. So kann es sein, dass eine Person zum Beispiel nur Daten abrufen kann und sie nicht verändern kann. Ein weiterer Projektmitarbeiter kann zum Beispiel Analysen durchführen und Daten hinzufügen. Damit ist auch eine optimale Verlaufsverfolgung möglich.
Vorteile des Systems
Im Vergleich zu vergangenen Lösungen schafft das System ein bequemes Abrufen von Informationen. Das Teilen der Informationen geht sehr effizient und Dokumente werden mit dem Ziel gespeichert, sie bei Bedarf später abzurufen. Hier ist es auch unerheblich, ob die Person im gleichen Gebäude sitzt oder in einer Zweigstelle des Unternehmens in Übersee.
Ohne ein solches System würden die Abläufe im Unternehmen erschwert und man wäre unter Umständen auch gar nicht mehr konkurrenzfähig, wenn andere Unternehmen so ein System bei Ihren Projekten verwenden würden. Man wäre in allen Belangen viel langsamer und das Projekt würde sich verzögern. Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, kein so ein System zu besitzen.
Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden
Als Voraussetzung für die optimale Funktionsweise des Systems ist nicht nur die Einschulung der Mitarbeiter, sondern auch die Systemkonfiguration. Jeder einzelne Mitarbeiter muss über die gleiche Systemkonfiguration verfügen, damit die Daten unter den gleichen Bedingungen eingegeben werden können. Man schafft erst dann einheitliche Produktspezifikationen.
Nur mit einer aktuellen Version kann auch sichergestellt werden, dass sich jeder Mitarbeiter mit dem System identifizieren kann. Es gilt als Voraussetzung für eine Möglichkeit der Verbesserung eines Arbeitsablaufs innerhalb eines Unternehmens. So können auch Daten an Vertragspartner weitergegeben werden, die dann entsprechend positive Folgeerscheinungen aufweisen können. Ein perfektes Aufeinandertreffen aller Partner ist möglich.
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