Nun ist der Service auf den PCs der Gemeinderäte installiert. Zum Einsatz soll es jedoch erst im November kommen.
Rund 330 Gemeinden arbeiten bereits mit dem „RIS“. Der Service ermöglicht Gemeinderäten schnellen Zugriff auf alle von der Verwaltung bereitgestellten Unterlagen. Statt Berge an Blättern zu durchwühlen, benutzen die Mandatsträger eine praktische Suchfunktion, um Einsicht in alte Beschlüsse oder Vorankündigungen zu gewinnen.
Das Ziel: die Arbeit digitalisieren sowie Kosten für Papier und zusätzlichen Aufwand einsparen. Dabei sollen bevorzugt Tablets benutzt werden. Damit soll alles schneller und einfacher werden.
Mehr Einsicht in die politischen Prozesse
Doch auch die Bürger sollen von dem Service profitieren. Neben vertraulichen Dokumenten, passwortgeschützt und nur für die Behörde sowie die Gemeinderäte bestimmt, besitzt das System eine öffentliche Plattform. Über den Internetauftritt der Gemeinde erhalten die Bürger Einblick in alle relevanten Sitzungsprotokolle und Beschlüsse.
Mittels der Suchfunktion können sie ebenfalls alle wichtigen Informationen zu den gewünschten Themen erhalten und als PDF-Datei herunterladen. So können sich Interessierte beispielsweise frühzeitig über Straßensperrungen informieren.
Des Weiteren soll der Service Überblick über alle Gremien, den Gemeinderat und alle anderen Ausschüsse verschaffen. Zudem gibt es eine Art elektronischen Briefkasten für Bürgeranfragen sowie eine Plattform für Kommentare. Diese dürfen jedoch nur mit vollem Namen erfolgen, anonyme Wortmeldungen sind nicht erlaubt.
Einsatz verzögerte sich
Bereits im Juni beschloss der Gemeinderat den Kauf des Systems für 3.748 Euro. Im August sollte es bereits zum Ersteinsatz kommen. Warum dauert es nun doch bis November? „Im Juli haben wir den Auftrag erteilt, die Lieferfrist erwies sich jedoch als sehr lange“, erklärt Geschäftsleiter Michael Herrmann. Durch die Sommerpause seien es jedoch nur zwei Sitzungen gewesen, die von der Verzögerung betroffen waren.
Bevor der Gemeinderat mit dem RIS arbeitet, sind Schulungen geplant. Schließlich handelt es sich um eine völlig neue und unbekannte Oberfläche, die es zu bedienen gilt. Damit dies reibungslos funktioniert, haben sich Herrmann und einige Gemeinderäte bereits eingearbeitet, um den anderen Räten alle Funktionen und Bedienungsfelder genau erklären zu können. Falls dennoch Fragen auftreten, engagiere man laut Herrmann einen Verantwortlichen der Firma, die für die Software zuständig ist.
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